CASE STUDY
― 導入事例 CASE 01
段階的にWEB化を推進
現場・拠点従業員のペーパーレス化を実現
現場・拠点従業員7,200名を対象に、年末調整・給与明細・雇用契約書など紙で行っていた手続きを段階的にWEB化。
従業員がWEB操作を円滑に習熟できるよう導入手順と問い合わせ窓口を整備、ペーパーレス化と業務効率化を実現した事例です。
CASE 01
Case Information
企業規模
現場・拠点従業員 7,200名
目的
ペーパーレス化／業務効率化／コストダウン
支援範囲
年末調整
給与明細
雇用契約書
問い合わせ対応
操作サポート
― Case Overview
ISSUE
課題
年末調整や給与明細、雇用契約書を紙で運用しており、配付・回収・保管に多くの工数がかかっていました。
APPROACH
取り組み
利用頻度に合わせて対象業務を広げ、問い合わせ対応も含め3つのフェーズに分けて導入しました。
RESULT
成果
従業員の負担に配慮しながら運用を定着させ、最終的に雇用契約書は100%WEB化を実現しました。
Background
段階的導入を選択した理由
現場・拠点従業員7,200名という対象規模、ITリテラシーへの配慮、業務ごとの利用頻度
の違いを踏まえ、混乱の少ない段階的な導入方針を選択しました。
対象人数の規模
現場・拠点従業員7,200名という規模で一括導入を行うと混乱が生じると判断しました。
ITリテラシーへの配慮
スマートフォンやパソコン操作に不慣れな従業員も多く段階を踏む必要がありました。
利用頻度に応じた順序
年1回の年末調整から毎月の給与明細へと利用頻度の低い業務から順に導入しました。
問い合わせ窓口の必要性
操作を行いながら問い合わせする傾向が強いと判断、サポート体制を充実させるため問い合わせ窓口を設置しました。
Approach
無理なく定着させる導入計画を策定
いきなり毎月の業務から始めるのではなく、まずWEB操作そのものに慣れてもらうことを優先しました。利用頻度の低い業務から高い業務へと段階を踏むことで、無理のない定着を目指しました。
STEP 01
WEB操作に慣れる
年1回の年末調整から着手し、まずはWEB操作そのものに慣れてもらうことを目指しました。
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STEP 02
利用を習慣化する
毎月発生する給与明細を対象に加え、定期的な利用を通じて操作を習慣化しました。
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STEP 03
運用を定着させる
随時発生する雇用契約書まで対象を広げ、運用そのものを定着させました。
利用頻度の低い業務から着手し、操作に慣れる期間を設けたことで、現場への浸透を図りながら無理のない定着を実現しました。
Phase Detail
フェーズごとの取り組み内容
フェーズごとに目的と対策を整理し、現場・拠点従業員の利用状況に合わせてWEB化を実施しました。
PHASE 01
年末調整のWEB化
目的
WEB操作に慣れる機会を提供し、操作の習熟を促進
対策
年末調整期間に専用コールセンターを設置し、操作方法および申告に関する問い合わせに対応
移行結果
紙申告 → WEB申告
69.4%
PHASE 02
給与明細のWEB化
目的
毎月の利用によりITリテラシーを向上させ、本格的なペーパーレス化に着手
対策
コールセンターを常設し、スマートフォンやパソコン操作に不慣れな従業員へのサポートを実施
移行結果
紙明細 → WEB明細
90.2%
PHASE 03
雇用契約書のWEB化
目的
ペーパーレスを基本とする職場環境の整備
対策
必要に応じた操作サポートを継続して実施
移行結果
紙雇用契約書 → WEB雇用契約書
100%
Outcome
運用定着までのプロセス
年末調整でWEB操作への入口をつくり、給与明細で利用を習慣化したことで、従業員の習熟を促進しました。最終フェーズの雇用契約書では、運用そのものの定着を実現しています。
年末調整
年1回
69.4%
WEB操作への入口
給与明細
毎月
90.2%
利用を習慣化
雇用契約書
随時
100%
運用を定着
Effect
紙の削減に加え
管理工数と従業員対応を効率化
紙の削減によるコスト低減
印刷・封入・郵送・保管など紙運用に関わるコストを削減しました。
人事部門の管理工数削減
配付・回収・確認・保管にかかる管理負荷を軽減しました。
業務効率の向上
WEB上での確認・管理により手続きの進捗を可視化しました。
新たな運用に対する環境整備
段階的な利用促進と問い合わせ対応により、従業員が無理なく新しい運用に対応できる環境を整えました。
段階的な導入によるコストと負担のバランス
段階的な導入と問い合わせ対応を組み合わせることで、従業員の負担に配慮しながら、ペーパーレス化・管理工数削減・業務効率化を実現しました。
― Contact
Start with paperless operations.
ペーパーレス化への円滑な運用定着を
実現させる仕組み作り
年末調整、給与明細、雇用契約書など、現在の運用状況に合わせて段階的な導入と従業員サポート体制などもご提案します。